株式会社カシワバラ・デイズ

左から執行役員 東京支店長 寺川 達郎 様、東京支店 営業事務部 業務課 田中 亜実 様、東京支店 東日本営業部 営業1部 営業課 課長 苗代 雅弘 様

──アプリ導入に至るまでの課題やニーズについて、どのような背景があったのか教えてください。

当社をはじめマンション管理業界には未だアナログ的な業務が多く存在しています。

一方で、DX化（デジタルトランスフォーメーション）の移行は多くの企業の急務の課題であり、少子化等の影響を受け慢性的に人材不足が恒常化するなかで業務効率化を本格的に取り組む必要が出てきました。

こうした経営環境のなかで、当社と致しましても業務効率化のツールとしてアプリ導入の是非を検討することに至りました。

──数あるアプリの中から、どのようにしてこのアプリが選ばれたのでしょうか？また、アプリ選定の際に特に重視されたポイントは何ですか？

御社（うぇるねす社）は管理代務員の専門会社ということもあって、多数の管理員を擁するほか、日常的管理をはじめ管理業務全般に精通されています。

このように、業務に精通している企業が開発したソフトであること、また御社が雇用する代務員に対する連絡アプリとして（試験的）運用し実績を残されてきたという経緯を踏まえ、そのコンテンツの概要もあらかじめ具体的に把握することができました。

運用面でもフロントのみならず、高齢の管理員も利用することから、操作の簡易性やシンプル性が要求されますが、その点について、御社のアプリはシンプルな構成でカスタマイズも一部可能という、汎用性の高さも、選定に至った理由です。

──アプリ導入前は、具体的にどのような課題がありましたか？

導入前は、電話やＦＡＸなどの通信機器等を利用して事務所と管理事務室の打ち合わせを行っていましたが、十分な意思疎通が図れなかったり、どちらか一方が不在の場合は無駄な待機時間が発生したりと、とりわけ緊急を要する事案に対し情報共有のための時間がかかり過ぎるといった課題が顕在化していました。

──アプリ導入後、全体的な成果について教えてください。

アプリ導入後、フロントと管理員との連絡体制が劇的に改善しました。

導入後は、フロントが所持するＰＣや携帯に管理員からの情報が共有できることで社内における速やかな連絡体制を構築することが可能となりました。

──アプリを使って業務効率化が図れた具体例を教えてください。

管理を担当する地域エリアは広範で、物件によっては事務所から二時間近くかかるマンションもあります。こうした物件でも、現地管理員と案件の共有が即座にできること、写真資料の添付などでリアルタイムに案件の共有が可能になったことで初動（現地状況確認）の対応等が省力化できるようになりました。

──アプリ導入により、どの程度のコスト削減が実現しましたか？

コスト削減としての数値化は難しいのですが、業務効率により「時間資源」が捻出され、他の業務に転用できたという点では、当社が享受した利益は大きいといえます。

今後は、現在は紙ベースで処理されている「月報」などの社内報告書も順次アプリ報告に転換することで経費の削減につなげたいと考えています。

──アプリ導入を検討されている他社様へのアドバイスとして、特に重要なポイントは何でしょうか？

いまだ守旧的を良しとする企業が多い中で、新しい施策を導入することは多大な労力と実行力が必要であると考えます。特に、機械操作に不慣れな一部管理員からの支持を得ることはなかなか難しいことと思われます。

しかしながら、このアプリの導入によってもたらされる利益（＝業務効率化、事案組織共有、書類や郵送物低減によるコスト削減等）を「見える化」し明確にすることで、導入することの合理性をフロントや管理員に訴求していくことが重要だと思います。

──今後の展望について教えてください。

すべての管理物件の管理員に対する社内通達やアンケートをはじめ、ｅラーニングを活用した管理員等の教育体制を構築できたらと考えています。

また、管理員業務マニュアル、清掃員業務マニュアルをアップロードして常時閲覧可能とすること、窓口接遇や清掃などの実際の実務の動画などを情報発信する計画も検討しています。